雇主提交W-2表格的截止日期：时间表、要求与后果

了解企业何时必须发放W-2表格

如果你已经离职，你可能会想知道何时企业会向离职员工发放W-2表格。答案很简单：雇主依法必须在次年1月31日前将W-2报表传送给所有员工——包括在职和离职的员工。这一截止日期是固定的，除非遇到周末或联邦假日，否则通常不会延长，在那种情况下会顺延到下一个工作日。以2024个税年度为例，所有W-2表格必须在2025年1月31日前邮戳或数字方式送达。

美国国税局（IRS）制定这一时间表，是为了让员工有充分的时间收集税务资料并在4月15日的纳税截止日前完成申报。忽视这一要求的雇主将面临不断升级的财务处罚。

分解W-2表格：包含哪些信息

在了解何时企业会发放w2文件之前，先理解这份表格实际上传达了哪些信息。W-2表格，正式称为工资和税收报表，是雇主用来向员工和IRS报告薪酬数据的主要文件。

这份关键的税务文件包含几个重要类别的信息：

薪酬详情——你在整个纳税年度的总收入，包括工资、小费和其他杂项补偿。这一部分为你的收入申报提供基础。

联邦预扣税信息——雇主根据你的W-4表格选择，从工资中扣除的联邦所得税总额。这一数字对于判断你是否会获得退税或欠税至关重要。

社会保障和医疗保险缴款——记录你为这两个项目缴纳的工资税，直接影响你未来的社会保障和医疗保险资格及福利计算。

州和地方税预扣——对于居住在有所得税的地区的员工，显示从你的收入中扣除的州和地方税款。

其他扣除和福利——关于税前扣除的内容，如401(k)计划缴款、健康保险费以及通过薪资减免安排提供的其他员工福利。

你的W-2的准确性至关重要。当IRS将你的纳税申报单与雇主提交的W-2数据进行比对时，任何重大差异都会引发调查。

如果你还未收到W-2：应采取的措施

如果到二月底还未收到W-2，有几种解决办法。

联系前雇主——直接联系HR或工资部门。确认你的最新地址或电子邮箱，因为寄送到过期的联系方式的表格很可能会丢失。要求明确的送达时间。

检查电子平台——许多现代雇主现在通过安全密码保护平台提供W-2文件。如果有此选项，立即登录下载你的表格。

向IRS求助——如果多次联系雇主无果，可以拨打IRS电话1-800-829-1040。准备好提供你的个人信息、前雇主联系方式、工作日期和根据你的最后一份工资单估算的收入。IRS会施压你的前雇主配合。

考虑申请延期或其他方式——如果4月15日截止日期临近而你还未收到W-2，你可以采取两条路径。首先，提交Form 4868申请六个月的延期——但这只延长申报时间，不延长缴税期限。或者，填写Form 4852，尽可能准确地估算你的收入和预扣税，然后用这些数字申报。

雇主违规会带来什么后果

未按时发放W-2或完全不发的企业，将面临大量IRS罚款。罚款金额根据迟交时间不同而变化：

• 迟交最多30天内： $60 每份表格
• 31天至8月1日： $120 每份表格
• 8月1日之后或未提交： $310 每份表格
• 故意疏忽或欺诈： $630 每份表格

罚款金额很快变得令人痛苦。假设一家有10名员工的公司直到九月才发放W-2，每份表格的罚款为$310 ，因为IRS会收到一份副本，员工也会收到一份，总共每个员工面临$620 的罚款。10名员工总罚款就达到了$6,200（未计利息）。IRS还会对这些罚款加收利息，迅速增加企业的财务压力。

这一罚款体系强烈激励雇主按时在1月31日前完成W-2的发放。

确保准确性并保护自己

作为员工，你有责任核实你的W-2是否准确反映了你的实际收入和预扣税。将表格与你那次雇佣的最终工资单进行比对。如果发现差异，立即联系雇主要求更正。

申报税务时，IRS会自动检测你申报的收入与雇主提交的数据是否一致。提前纠正可以避免日后出现问题。如果需要确认你的W-2已正确申报，可以创建IRS在线账户并请求工资和收入明细（Wage and Income Transcript），但处理时间可能需要六到八周。

了解雇主在W-2报告方面的义务，可以帮助你在资料延误时及时跟进，维护你的税务记录完整性。