Hiểu về Thỏa thuận Tài trợ Đặt hàng Mua hàng: Hướng dẫn Doanh nghiệp Toàn diện

Khi bạn nhận được một đơn hàng khách hàng lớn nhưng thiếu vốn dự phòng để thực hiện, thỏa thuận tài trợ đơn hàng mua hàng có thể giúp lấp đầy khoảng trống đó. Loại hình tài chính này cho phép doanh nghiệp tiếp cận vốn trước khi nhận được thanh toán từ khách hàng, từ đó thúc đẩy tăng trưởng mà không bị hạn chế về dòng tiền. Hãy cùng khám phá cách hoạt động của các thỏa thuận này và liệu chúng có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.

Tại sao doanh nghiệp cần tài trợ đơn hàng mua hàng

Nhiều công ty đang phát triển gặp phải thách thức chung: họ thắng các đơn hàng khách hàng nhưng không có đủ tiền mặt để mua hàng tồn kho hoặc vật tư cần thiết để hoàn thành đơn hàng đó. Khoảng trống dòng tiền này có thể buộc bạn phải từ chối bán hàng hoặc làm tổn hại mối quan hệ với nhà cung cấp nếu không thể thanh toán đúng hạn.

Tài trợ đơn hàng mua hàng giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp vốn đặc biệt liên quan đến các đơn hàng khách hàng đã xác nhận. Thay vì chờ đợi nhiều tuần hoặc tháng để nhận thanh toán, bạn có thể truy cập ngay các khoản tiền cần thiết để trả cho nhà cung cấp, rồi sau đó hoàn trả cho nhà cho vay khi khách hàng thanh toán hóa đơn.

Cách hoạt động của thỏa thuận tài trợ đơn hàng mua hàng giữa các bên

Thỏa thuận tài trợ đơn hàng mua hàng gồm bốn thành phần chính phối hợp trong một quy trình có cấu trúc:

Công ty vay vốn bắt đầu quá trình bằng cách nhận một đơn hàng đã xác nhận từ khách hàng. Sau đó, bạn nộp đơn xin tài trợ dựa trên đơn hàng cụ thể đó.

Công ty tài chính (người cho vay) xem xét hồ sơ của bạn và khả năng tín dụng của khách hàng, rồi quyết định có phê duyệt khoản vay hay không. Nếu được chấp thuận, nhà cho vay sẽ chuyển tiền trực tiếp đến nhà cung cấp của bạn thay vì gửi cho bạn.

Nhà cung cấp nhận thanh toán từ nhà tài chính và vận chuyển hàng hóa trực tiếp đến khách hàng của bạn, không gửi cho bạn. Cách giao hàng trực tiếp này bảo vệ lợi ích của nhà cho vay.

Khách hàng nhận hàng và được hướng dẫn gửi thanh toán trực tiếp cho nhà tài chính, không gửi cho doanh nghiệp của bạn. Khi khách hàng thanh toán hóa đơn, nhà cho vay trừ phí và lãi suất, rồi chuyển phần còn lại cho bạn.

Cấu trúc ba bên này (người cho vay, nhà cung cấp, khách hàng) có nghĩa là công ty tài chính duy trì quyền kiểm soát trực tiếp đối với giao dịch, đó là lý do tại sao việc phê duyệt thường dựa nhiều hơn vào lịch sử thanh toán của khách hàng của bạn hơn là điểm tín dụng của doanh nghiệp bạn.

Chi phí thực sự: Lãi suất và phí trong các thỏa thuận tài trợ đơn hàng mua hàng

Trước khi cam kết với thỏa thuận tài trợ đơn hàng mua hàng, hãy hiểu rõ chi phí thực sự của phương án tài chính này. Tỷ lệ hàng tháng thường dao động từ 1% đến 6% chi phí của nhà cung cấp, nhưng điều này quy đổi thành tỷ lệ phần trăm hàng năm (APR) từ 20% đến 50% tùy thuộc vào tốc độ khách hàng thanh toán hóa đơn.

Thời gian khách hàng mất để thanh toán càng lâu, lãi suất tích lũy càng nhiều. Một khách hàng có thời hạn thanh toán 90 ngày sẽ tốn kém hơn nhiều so với khách hàng thanh toán trong vòng 15 ngày. Một số nhà cho vay cũng tính phí bổ sung cho quá trình xử lý, thiết lập tài khoản hoặc thủ tục giấy tờ, điều này có thể làm tăng tổng chi phí vay của bạn.

Hãy so sánh các mức phí này với các lựa chọn tài chính khác như vay ngân hàng truyền thống, hạn mức tín dụng doanh nghiệp hoặc factoring hóa đơn để xác định xem tài trợ đơn hàng mua hàng có phù hợp về mặt tài chính cho tình hình của bạn hay không.

Các bước để đăng ký và đảm bảo tài trợ đơn hàng mua hàng

Quy trình đăng ký thỏa thuận tài trợ đơn hàng mua hàng khá đơn giản nhưng đòi hỏi bạn chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là các bước bạn cần biết:

Thu thập các giấy tờ cần thiết. Bạn sẽ cần cung cấp thông tin về doanh nghiệp, lịch sử tài chính, đơn hàng cụ thể muốn tài trợ, thông tin về khách hàng, và đôi khi cả báo cáo tài chính cá nhân.

Liên hệ với nhà cho vay. Liên hệ trực tiếp với các công ty tài chính chuyên về giải pháp tài trợ đơn hàng hoặc làm việc với môi giới có thể kết nối bạn với nhiều nhà cho vay. Một số nhà cung cấp trực tuyến chỉ tập trung vào loại hình tài chính này, trong khi các ngân hàng truyền thống cung cấp cùng lúc các sản phẩm doanh nghiệp khác.

Thực hiện xác minh khách hàng. Nhà cho vay sẽ đánh giá khả năng thanh toán, lịch sử thanh toán và khả năng trả hóa đơn của khách hàng của bạn. Nhiều nhà cho vay tập trung nhiều hơn vào đánh giá này hơn là điểm tín dụng của doanh nghiệp bạn, giúp các công ty mới thành lập dễ dàng đủ điều kiện hơn.

Nhận phê duyệt và các điều khoản. Nếu được chấp thuận, nhà cho vay sẽ trình bày đề nghị tài trợ, bao gồm lãi suất, phí và điều khoản thanh toán trong hợp đồng tài trợ đơn hàng mua hàng của bạn.

Ký kết hợp đồng. Bạn và nhà cho vay ký hợp đồng tài trợ, trong đó quy định rõ các điều khoản, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.

Giao tiền. Nhà cho vay thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp của bạn, và quá trình sẽ tiếp tục với nhà cung cấp vận chuyển hàng đến khách hàng của bạn và khách hàng thanh toán cho nhà cho vay.

Lựa chọn nhà cho vay phù hợp cho thỏa thuận tài trợ đơn hàng mua hàng của bạn

Không phải tất cả các thỏa thuận tài trợ đơn hàng mua hàng đều giống nhau. Khi so sánh các nhà cho vay, hãy đánh giá các yếu tố quan trọng sau:

Chuyên môn ngành. Chọn nhà cho vay có kinh nghiệm trong ngành của bạn. Họ sẽ hiểu rõ hơn về sản phẩm, điều khoản thanh toán điển hình và khách hàng của bạn. Hỏi họ đã tài trợ cho các công ty như của bạn bao lâu rồi.

Mức độ chuyên môn hóa. Các nhà cho vay chuyên biệt chỉ về tài trợ đơn hàng mua hàng thường có nhiều kinh nghiệm hơn so với các nhà cung cấp đa dạng các sản phẩm tài chính. Các nhà cho vay chuyên biệt thường cung cấp điều khoản tốt hơn và phê duyệt nhanh hơn.

Linh hoạt thanh toán cho nhà cung cấp. Xác nhận cách nhà cho vay thanh toán cho nhà cung cấp—qua chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt hoặc thư tín dụng. Thư tín dụng là phương thức an toàn nhất nhưng không phải nhà cung cấp nào cũng chấp nhận. Đảm bảo nhà cho vay cung cấp phương thức thanh toán phù hợp với nhà cung cấp của bạn.

Yêu cầu tối thiểu. Một số nhà cho vay đặt ra mức doanh thu hàng năm tối thiểu hoặc khối lượng đơn hàng tối thiểu. Kiểm tra xem các yêu cầu này có phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn không.

Cấu trúc phí tổng thể. So sánh không chỉ lãi suất mà còn tất cả các phí liên quan: phí xử lý, phí thủ tục, và các khoản tăng phí dựa trên độ trễ thanh toán của khách hàng. Tính tổng chi phí, không chỉ phần trăm hàng tháng.

Yêu cầu bảo đảm cá nhân. Hiểu rõ liệu bạn có cần cung cấp bảo đảm cá nhân nếu khách hàng không thanh toán hay không. Đây là một yếu tố quan trọng về trách nhiệm pháp lý.

Đánh giá lợi ích và hạn chế

Ưu điểm của thỏa thuận tài trợ đơn hàng mua hàng bao gồm khả năng tiếp cận vốn lưu động ngay lập tức, giúp bạn thực hiện các đơn hàng lớn hơn hoặc nhiều hơn. Việc phê duyệt thường dựa vào khả năng thanh toán của khách hàng hơn là điểm tín dụng của doanh nghiệp, phù hợp cho các công ty mới thành lập. Thêm vào đó, thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp có thể cải thiện mối quan hệ với họ và mở khóa các chiết khấu thanh toán sớm hoặc điều khoản hợp đồng tốt hơn.

Nhược điểm là chi phí cao, với APR có thể lên tới 50%. Thành công của bạn phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng thanh toán của khách hàng—khách hàng chậm thanh toán sẽ làm tăng phí của bạn. Cuối cùng, phương thức tài chính này giảm kiểm soát vận hành của bạn vì nhà cho vay thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp và thường quản lý các mối quan hệ khách hàng.

Thỏa thuận tài trợ đơn hàng mua hàng phù hợp nhất với các doanh nghiệp có khách hàng có khả năng tín dụng tốt, khối lượng đơn hàng dự đoán ổn định và khả năng chịu đựng chi phí tài chính cao hơn. Đánh giá tình hình của bạn, so sánh nhiều nhà cho vay và đảm bảo các điều khoản rõ ràng về nghĩa vụ của các bên trước khi ký kết.