Hiểu về yêu cầu của mẫu W-2: Khi nào nhà tuyển dụng của bạn phải cung cấp tài liệu thuế của bạn

Khi bạn tiến hành chuẩn bị cho mùa nộp thuế hàng năm, việc thu thập tài liệu từ nhà tuyển dụng trở nên vô cùng quan trọng để nộp tờ khai chính xác. Nếu bạn đã thay đổi công việc trong năm thuế, nhà tuyển dụng cũ của bạn có nghĩa vụ pháp lý cung cấp mẫu W-2 — một tài liệu nền tảng cho việc khai thuế của bạn. Hiểu rõ khi nào bạn nên nhận được W-2 từ nhà tuyển dụng, nội dung của nó và các bước cần thực hiện nếu nó không đến tay bạn đảm bảo bạn đáp ứng yêu cầu nộp thuế của IRS mà không bị phạt.

Hướng Dẫn Cần Thiết Về Mẫu W-2 và Báo Cáo Thuế

Mẫu W-2 không chỉ đơn thuần là một thủ tục trong quá trình khai thuế hàng năm của bạn. Chính thức gọi là Bảng Thông Báo Tiền Lương và Thuế, tài liệu này đóng vai trò như hồ sơ chính thức mà các nhà tuyển dụng phải nộp cho IRS và cung cấp cho nhân viên. Nó liệt kê tổng thu nhập của bạn, thể hiện tất cả các khoản thuế thu nhập liên bang, tiểu bang và địa phương bị giữ lại trong suốt năm, và ghi nhận các khoản đóng góp của bạn vào An sinh Xã hội và Medicare.

W-2 của bạn gồm năm phần chính, tổng thể tạo thành bức tranh đầy đủ về mối quan hệ tài chính của bạn với nhà tuyển dụng trong năm thuế:

1. Chi tiết tiền lương. Báo cáo tổng số tiền lương, tiền tip, thưởng và các khoản thu nhập khác bạn nhận trong năm dương lịch.

2. Các khoản giữ lại thuế liên bang. Nhà tuyển dụng ghi lại tổng số thuế thu nhập liên bang bị trừ từ lương của bạn dựa trên các lựa chọn W-4.

3. Các khoản đóng góp vào An sinh Xã hội và Medicare. Các mục này theo dõi các khoản thanh toán FICA của bạn, đảm bảo quyền lợi tương lai của bạn được ghi có đúng vào tài khoản.

4. Các khoản giữ lại thuế tiểu bang và địa phương. Nếu áp dụng tại khu vực của bạn, phần này thể hiện các khoản thuế thu nhập của tiểu bang hoặc địa phương bị trừ từ tiền lương của bạn.

5. Các lợi ích và khoản khấu trừ bổ sung. Các khoản đóng góp vào quỹ hưu trí, phí bảo hiểm y tế và các khoản khấu trừ trước thuế khác xuất hiện tại đây.

Độ chính xác của thông tin này là vô cùng quan trọng. Khi IRS đối chiếu tờ khai thuế của bạn với dữ liệu từ W-2 đã gửi bởi nhà tuyển dụng, những sai lệch có thể dẫn đến kiểm tra thuế và thư từ từ cơ quan thuế.

Hạn Chót 31 Tháng 1: Tại Sao Việc Nhận Đúng Thời Gian W-2 Quan Trọng

Luật liên bang quy định tất cả các nhà tuyển dụng phải gửi mẫu W-2 đã hoàn chỉnh cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 sau khi kết thúc năm thuế. Đối với năm thuế 2025, các nhà tuyển dụng phải gửi tất cả W-2 trước ngày 31 tháng 1, 2026. Nếu ngày này rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

Quy định này có lý do chính đáng: nó cung cấp đủ thời gian cho nhân viên tổng hợp các tài liệu thuế của mình và nộp tờ khai trước hạn chót 15 tháng 4. Thời gian này bảo vệ người lao động bằng cách đảm bảo họ có khoảng 2,5 tháng để chuẩn bị và nộp tờ khai chính xác.

Khi nhà tuyển dụng không đáp ứng hạn chót này hoặc bỏ qua nghĩa vụ này hoàn toàn, các khoản phạt liên bang sẽ được áp dụng — chúng tôi sẽ trình bày chi tiết phía dưới.

Lấy W-2 Từ Nhà Tuyển Dụng Cũ

Nếu đã qua ngày 31 tháng 1 mà bạn vẫn chưa nhận được W-2, hãy hành động có chủ ý. Trong khi chậm trễ qua đường bưu điện có thể xảy ra, việc không có mẫu W-2 của bạn vào giữa tháng 2 trở đi cần phải điều tra.

Liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc payroll: Liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương của nhà tuyển dụng cũ. Xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn và yêu cầu ngày giao hàng cụ thể. Nếu bạn đã chuyển nơi ở sau khi nghỉ việc, nhà tuyển dụng có thể đã gửi mẫu đến địa chỉ cũ.

Truy cập điện tử: Nhiều tổ chức hiện nay cung cấp W-2 qua cổng thông tin an toàn của nhà tuyển dụng. Nếu công ty cũ của bạn cung cấp dịch vụ này, đăng nhập vào tài khoản và tải xuống mẫu ngay lập tức. Chuẩn bị sẵn thông tin đăng nhập.

Can thiệp của IRS: Nếu nhà tuyển dụng từ chối gửi W-2 của bạn dù đã liên hệ kiên trì, IRS có thể can thiệp. Gọi số 1-800-829-1040 và chuẩn bị cung cấp thông tin cá nhân, chi tiết nhà tuyển dụng cũ, ngày làm việc, và ước lượng thu nhập dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn. IRS sau đó sẽ theo đuổi mẫu này thay bạn.

Nộp thuế mà không có W-2: Nếu đến ngày 15 tháng 4 mà bạn vẫn chưa có tài liệu cần thiết, bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể yêu cầu gia hạn 6 tháng bằng mẫu 4868, điều này giúp có thêm thời gian nhưng không gia hạn hạn nộp thuế — ước tính số thuế của bạn dựa trên phiếu lương và nộp tiền trước ngày 15 tháng 4 dù sao đi nữa. Hoặc, nộp tờ khai bằng mẫu 4852 (Thay thế mẫu W-2) với ước lượng tốt nhất về thu nhập và khoản giữ lại, hiểu rằng bạn có thể cần sửa đổi sau khi W-2 thực tế đến nơi. Trong các tình huống phức tạp, tham khảo ý kiến chuyên gia thuế sẽ mang lại hướng dẫn quý giá.

Hậu Quả Không Tuân Thủ: Phạt Nhà Tuyển Dụng Không Gửi Đúng Hạn Mẫu W-2

Các nhà tuyển dụng bỏ qua nghĩa vụ gửi mẫu W-2 hoặc gửi muộn sẽ phải đối mặt với các khoản phạt ngày càng nặng nề mà không có giới hạn tổng trách nhiệm.

Cấu trúc phạt đối với các mẫu nộp năm 2024 phản ánh chi phí tăng theo thời gian:

• Gửi muộn tối đa 30 ngày: 60 đô la mỗi mẫu
• Gửi từ ngày 31 đến ngày 1 tháng 8: 120 đô la mỗi mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: 310 đô la mỗi mẫu
• Có ý định cố ý bỏ qua: 630 đô la mỗi mẫu

Quan trọng là, các khoản phạt này áp dụng cho từng mẫu gửi cho IRS và từng bản sao gửi cho từng nhân viên. Một công ty có 10 nhân viên gửi W-2 vào tháng 9 sẽ phải đối mặt với 310 đô la nhân đôi (bản gửi cho IRS cộng bản gửi cho nhân viên) nhân với 10 nhân viên — tổng cộng 6.200 đô la tiền phạt, chưa tính lãi suất mà IRS tính trên các khoản phạt chưa nộp.

Những hậu quả tài chính đáng kể này tạo ra động lực mạnh mẽ để các nhà tuyển dụng tuân thủ các yêu cầu phân phối. Ngoài các khoản phạt, việc không tuân thủ còn gây ra gánh nặng hành chính và rủi ro uy tín cho tổ chức.

Hiểu rõ quyền của bạn với tư cách nhân viên về việc nhận W-2 — và biết các cơ chế có sẵn khi nhà tuyển dụng không thực hiện đúng nghĩa vụ — giúp bạn tự tin quản lý nghĩa vụ thuế của mình và bảo vệ lợi ích tài chính của chính mình.