Hạn chót của Nhà tuyển dụng để gửi Mẫu W-2: Thời gian, Yêu cầu & Hậu quả

Hiểu Khi Nào Do Các Doanh Nghiệp Phải Phát Hành Mẫu W-2

Nếu bạn đã nghỉ việc, có thể bạn đang tự hỏi khi nào các công việc gửi mẫu W-2 cho nhân viên nghỉ việc. Câu trả lời đơn giản: các nhà tuyển dụng bắt buộc phải gửi bản sao kê W-2 cho tất cả người lao động—hiện tại và cựu—trước ngày 31 tháng 1 của năm dương lịch tiếp theo. Thời hạn này là cố định và hiếm khi được gia hạn trừ khi trùng vào cuối tuần hoặc ngày lễ liên bang, trong trường hợp đó sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Đối với năm thuế 2024, điều này có nghĩa là tất cả các mẫu W-2 phải được gửi đi dấu bửi hoặc chuyển trực tuyến trước ngày 31 tháng 1 năm 2025.

IRS thiết lập mốc thời gian này để tạo điều kiện cho người lao động có đủ thời gian thu thập các tài liệu thuế và nộp tờ khai trước hạn chót ngày 15 tháng 4. Các nhà tuyển dụng không tuân thủ yêu cầu này sẽ phải đối mặt với các hậu quả tài chính ngày càng tăng.

Phân Tích Mẫu W-2: Những Thông Tin Nó Chứa

Trước khi tìm hiểu khi nào các công việc gửi mẫu W-2, hãy hiểu rõ mẫu này thực sự truyền đạt những gì. Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng Tuyên bố Tiền lương và Thuế, là tài liệu chính mà nhà tuyển dụng sử dụng để báo cáo dữ liệu thù lao cho cả nhân viên và IRS.

Tài liệu thuế quan trọng này ghi lại một số loại thông tin chính:

Chi tiết Thù Lao — Tổng thu nhập của bạn, bao gồm lương, tiền tips, và các khoản thù lao khác nhận được trong năm thuế. Phần này tạo nền tảng cho việc báo cáo thu nhập của bạn.

Thông Tin Khấu Trừ Thuế Liên Bang — Tổng số thuế thu nhập liên bang mà nhà tuyển dụng đã khấu trừ từ lương dựa trên các lựa chọn W-4 của bạn. Số này rất quan trọng để xác định xem bạn có được hoàn thuế hay phải nộp thêm thuế.

Đóng Bảo Hiểm Xã Hội và Medicare — Hồ sơ về các khoản thuế lương đã đóng cho cả hai chương trình này, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đủ điều kiện và tính toán lợi ích của bạn trong tương lai.

Khấu Trừ Thuế Bang và Địa Phương — Đối với cư dân ở các khu vực có thuế thu nhập, phần này thể hiện chính xác số tiền bị khấu trừ từ thu nhập của bạn cho thuế bang và địa phương.

Các Khoản Khấu Trừ và Phúc Lợi Khác — Thông tin về các khoản khấu trừ trước thuế như đóng góp 401(k), phí bảo hiểm y tế, và các phúc lợi nhân viên khác được quản lý qua các phương thức giảm lương.

Độ chính xác của mẫu W-2 của bạn là rất quan trọng. Khi IRS so sánh tờ khai thuế của bạn với dữ liệu W-2 do nhà tuyển dụng gửi, bất kỳ sự khác biệt đáng kể nào đều có thể dẫn đến cuộc điều tra.

Nếu Bạn Chưa Nhận Được W-2: Các Bước Hành Động

Trong trường hợp mẫu W-2 không đến tay bạn vào cuối tháng 2, có một số cách khắc phục.

Liên Hệ Với Nhà Tuyển Dụng Cũ — Liên hệ trực tiếp bộ phận nhân sự hoặc bảng lương. Xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn, vì các mẫu gửi đến thông tin liên lạc cũ thường bị thất lạc. Yêu cầu thời gian giao hàng cụ thể.

Kiểm Tra Các Cổng Thông Tin Điện Tử — Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay lưu trữ W-2 qua các nền tảng bảo mật có mật khẩu. Đăng nhập và tải xuống mẫu của bạn ngay lập tức nếu có tùy chọn này.

Liên Hệ IRS — Nếu liên hệ với nhà tuyển dụng nhiều lần không có kết quả, gọi số 1-800-829-1040 của IRS. Chuẩn bị cung cấp các thông tin cá nhân, thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng cũ, ngày làm việc, và ước tính thu nhập dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn. IRS sẽ thúc ép nhà tuyển dụng cũ của bạn tuân thủ.

Xem Xét Nộp Đơn Gia Hạn hoặc Các Lựa Chọn Khác — Nếu đến hạn ngày 15 tháng 4 mà bạn vẫn chưa có W-2, bạn có hai lựa chọn. Thứ nhất, nộp Mẫu 4868 để yêu cầu gia hạn nộp hồ sơ thêm sáu tháng—tuy nhiên, điều này chỉ gia hạn thời gian nộp tờ khai, không gia hạn nghĩa vụ thanh toán. Thứ hai, điền Mẫu 4852, cho phép bạn ước tính thu nhập và các khoản khấu trừ chính xác nhất có thể, rồi nộp kèm theo các số liệu đó.

Những Hậu Quả Khi Các Doanh Nghiệp Vi Phạm Quy Định

Các doanh nghiệp không gửi mẫu W-2 đúng hạn hoặc bỏ qua yêu cầu này sẽ phải đối mặt với các khoản phạt lớn từ IRS. Cấu trúc phạt thay đổi tùy theo thời điểm nộp:

• Chậm tối đa 30 ngày: $60 mỗi mẫu
• Từ 31 ngày đến 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mỗi mẫu
• Cố ý vi phạm hoặc gian lận: $630 mỗi mẫu

Phí phạt sẽ nhanh chóng trở nên đau đớn. Ví dụ, một công ty có 10 nhân viên không gửi W-2 đến tháng 9. Mỗi mẫu bị phạt $310 , và vì IRS nhận một bản sao và mỗi nhân viên cũng nhận một bản, tổng số tiền phạt có thể lên tới $620 trước khi tính lãi. Với 10 nhân viên, tổng mức phạt có thể lên tới 6.200 đô la chưa tính lãi suất. IRS còn cộng thêm lãi suất vào các khoản phạt này, làm tăng nhanh thiệt hại tài chính cho các doanh nghiệp không tuân thủ.

Cấu trúc phạt này tạo ra động lực mạnh mẽ để các nhà tuyển dụng luôn đúng hạn ngày 31 tháng 1.

Đảm Bảo Chính Xác và Bảo Vệ Chính Mình

Vai trò của bạn như một nhân viên là xác minh rằng mẫu W-2 phản ánh chính xác thu nhập và các khoản khấu trừ của bạn. So sánh mẫu với phiếu lương cuối cùng của bạn từ nhà tuyển dụng đó. Nếu phát hiện sai lệch, hãy liên hệ ngay với nhà tuyển dụng để yêu cầu chỉnh sửa.

Khi nộp tờ khai thuế, IRS tự động phát hiện các sai lệch giữa thu nhập bạn khai và dữ liệu do nhà tuyển dụng gửi. Việc sửa chữa chủ động này giúp tránh các rắc rối về sau. Nếu bạn cần xác minh rằng W-2 của bạn đã được báo cáo đúng, bạn có thể tạo tài khoản trực tuyến của IRS và yêu cầu Bản Sao Thu Nhập và Tiền Lương, tuy nhiên quá trình xử lý có thể mất từ sáu đến tám tuần.

Hiểu rõ nghĩa vụ của nhà tuyển dụng trong việc báo cáo W-2 giúp bạn theo dõi đúng cách nếu có chậm trễ trong việc cung cấp tài liệu và bảo vệ tính toàn vẹn hồ sơ thuế của bạn.