Чому вам дійсно потрібно зберігати банківські виписки — і як довго

Більшість людей не усвідомлює, що розуміння того, скільки потрібно зберігати банківські виписки, — це не лише питання організації файлів, а й юридична та фінансова необхідність. Чи то при можливих податкових перевірках, чи при загрозі крадіжки особистих даних, чи просто для підтримки порядку, знання відповіді на це питання може заощадити вам багато головного болю в майбутньому.

Гарна новина? Це не так складно, як здається. Правила залежать від типу документа та причин його збереження. Розберімося детальніше, щоб ви могли впевнено вирішити, що залишити, а що видалити.

Основне правило: терміни зберігання банківських виписок

Що стосується загальних банківських та кредитних виписок, базова рекомендація проста: зберігайте ці документи щонайменше один рік. Це дає вам достатньо часу для виявлення будь-яких розбіжностей із вашим фінансовим закладом і щомісячного звіряння рахунків.

Однак, за федеральним законом, ваш банк зобов’язаний зберігати записи протягом п’яти років. Це означає, що навіть якщо ви видалите виписки, банк зберігає їх на випадок необхідності отримати копії. Водночас, зберігання цифрової копії у безпечному місці не зашкодить — особливо враховуючи, що іноді банки можуть довго витягувати старі записи за запитом.

Якщо ви вже перейшли на електронний документообіг, ви, ймовірно, зберігаєте виписки у цифровому вигляді через онлайн-банкінг. За останніми опитуваннями, майже половина американців вже не пише чеки, що свідчить про те, що все більше людей зручно отримують доступ до своїх записів через цифрові канали, а не паперові копії.

Різні документи — різні правила: повний огляд

Не всі фінансові документи мають однакові терміни зберігання. Ось що потрібно знати про конкретні типи записів:

Податкові документи та вимоги IRS

Тут терміни зберігання зазвичай довші. Податкова служба має від трьох до семи років для перевірки вашої податкової декларації, якщо виникне підозра на помилку. Щоб захистити себе, зберігайте копії податкових декларацій щонайменше сім років, а також усі підтверджуючі документи. Це включає:

• форми W-2 і 1099
• банківські та брокерські виписки, що підтверджують ваші доходи
• квитанції за оплату навчання
• записи про благодійні пожертви
• внески на рахунок Health Savings Account
• медичні витрати
• журнали про пробіг для бізнес-вирахувань

Якщо ви претендуєте на вирахування за домашній офіс, наприклад, зберігайте рахунки за комунальні послуги та відповідні витратні документи щонайменше три роки — або довше, якщо ваша податкова ситуація складна.

Скасовані чеки та підтверджувальні записи

Зазвичай скасовані чеки потрібно зберігати протягом одного року, особливо під час звірки. Вони слугують доказом того, що платежі були проведені. Якщо ваш банк не повертає скасовані чеки автоматично, ви можете запитати копії за останні п’ять років.

Рахунки та квитанції за комунальні послуги

У більшості випадків достатньо зберігати платіжні квитанції приблизно один місяць — достатньо, щоб переконатися, що платіж пройшов правильно. Виняток становлять випадки, коли ці рахунки пов’язані з податковими вирахуваннями. Наприклад, квитанція за комунальні послуги для домашнього офісу має зберігатися щонайменше три роки, щоб підтвердити ваше право на вирахування.

Зберігання виписок: безпека та зручність

Після визначення, що саме потрібно зберігати, постає питання, як це зробити безпечно. Ваша стратегія збереження банківських виписок має балансувати між доступністю та безпекою.

Хмарне зберігання: зручність із сучасними заходами безпеки

Зберігання документів у хмарі означає, що вони зберігаються на зовнішніх серверах, доступних з будь-якого пристрою з підключенням до Інтернету. Це зручно — ви можете отримати доступ до своїх записів будь-де. Щодо безпеки — вона цілком керована: надійні провайдери хмарних сервісів розміщують сервери у безпечних дата-центрах із обмеженим доступом, застосовують міжмережеві екрани, шифрують дані та постійно моніторять загрози. Хоча теоретично можливі збої або зломи, для більшості користувачів з надійним провайдером це безпечно.

Фізичні паперові копії: tangible approach

Деякі віддають перевагу відчуттю паперових документів. Вони не залежать від Інтернету і доступні одразу, коли потрібно. Недолік — у разі втрати або пошкодження вони зникнуть назавжди. Зберігайте паперові документи у запечатаному, вогнетривкому сейфі або ящику, щоб захистити їх від пошкоджень і сторонніх.

Сейфи та сховища у банківських ячейках: максимальний захист

Для особливо важливих документів ідеально підходить надійний, водонепроникний, вогнетривкий сейф або банківська ячейка. Це особливо корисно для документів, які важко або дорого замінити:

• свідоцтва про народження, шлюб і смерть
• дипломи та академічні транскрипти
• рішення про розлучення та юридичні угоди
• страхові поліси та іпотечні документи
• паспорти та посвідчення особи
• пенсійні та пенсійні рахунки
• картки соціального страхування
• угоди щодо акцій та інвестиційні записи
• заповіти та документи з планування спадщини

Зберігання на зовнішньому жорсткому диску: контроль вдома

Можна також сканувати документи і зберігати їх на власному зовнішньому диску або комп’ютері. Це дає повний контроль і доступ без підключення до Інтернету. Головне — захистити диск паролем, щоб у разі втрати або крадіжки ваша фінансова інформація залишалася недоступною. Це хороший додатковий спосіб резервного копіювання.

Гібридний підхід

Розгляньте можливість поєднання кількох методів зберігання: скануйте важливі документи і зберігайте їх на зашифрованому зовнішньому диску, а оригінали тримайте у банківській ячейці. Така дублікація гарантує доступ до важливої інформації навіть у разі несправності одного з методів.

Коли і як безпечно позбавлятися банківських записів

Коли документ досяг кінця свого терміну зберігання, важливо правильно його утилізувати. Не викидайте виписки у смітник — шахраї активно шукають у смітті особисту інформацію для зловживань.

Замість цього інвестуйте у якісний шредер. Використовуйте його для знищення всього непотрібного поштового спаму та документів із особистими даними, включаючи старі банківські виписки, рахунки та прострочені кредитні картки. Якщо ваш шредер підтримує руйнування пластику, безпечно знищуйте й старі кредитки та дебетові картки. Цей простий крок значно знижує ризик крадіжки особистих даних.

Прийняття рішення: просто і розумно

Головне — пам’ятати: знання про те, скільки потрібно зберігати банківські виписки, — це баланс між трьома аспектами: юридичною відповідністю, фінансовою безпекою та практичною організацією. Вам потрібно зберігати документи достатньо довго, щоб задовольнити податкові вимоги та виявити можливі шахрайські дії, захистити конфіденційну інформацію від злочинців і мати доступ до записів, які можуть знадобитися.

Ваша стратегія збереження не повинна бути складною. Дотримуйтесь вказаних вище термінів, оберіть спосіб зберігання, що відповідає вашому рівню комфорту з технологіями та безпекою, і використовуйте шредер для утилізації документів. Дотримуючись цих простих правил, ви залишитесь у межах законодавства, захищеними від крадіжки особистих даних і звільненими від зайвого безладу.