Терміни для роботодавців щодо надсилання форм W-2: графік, вимоги та наслідки

Розуміння термінів, коли підприємства повинні видавати форми W-2

Якщо ви залишили роботу, вас, ймовірно, цікавить коли роботодавці надсилають форми W-2 звільненим працівникам. Відповідь проста: роботодавці зобов’язані за законом передавати звіти W-2 всім працівникам — і нинішнім, і колишнім — до 31 січня наступного календарного року. Цей термін є жорстким і рідко переноситься, крім випадків, коли він припадає на вихідний або державний святковий день, тоді він переноситься на наступний робочий день. Для податкового року 2024 це означає, що всі форми W-2 повинні бути поставлені на пошту або доставлені в цифровому вигляді до 31 січня 2025 року.

IRS встановив цей термін, щоб дати працівникам достатньо часу зібрати свої податкові документи та подати декларації до 15 квітня. Роботодавці, які ігнорують цю вимогу, стикаються з зростаючими фінансовими наслідками.

Розбір форми W-2: яку інформацію вона містить

Перед тим, як розглянути коли роботодавці надсилають w2 документи, корисно зрозуміти, що саме ця форма повідомляє. Форма W-2, офіційно називана «Звіт про заробітну плату та податки», є основним документом, який роботодавці використовують для звітування про компенсацію як працівникам, так і IRS.

Цей важливий податковий документ містить кілька ключових категорій інформації:

Деталі компенсації — ваші загальні заробітки, включаючи зарплату, чайові та інші види компенсацій, отримані протягом податкового року. Ця секція закладає основу для вашого звіту про доходи.

Інформація про федеральне утримання податків — сумарний федеральний податок на доходи, утриманий роботодавцем із зарплати на основі ваших виборів у W-4. Ця цифра важлива для визначення, чи отримаєте ви повернення або вам потрібно буде доплатити.

Внески до соціального страхування та Medicare — документація про внески до обох програм, що безпосередньо впливають на вашу майбутню право на соціальне забезпечення та Medicare і розрахунок виплат.

Утримання податків штату та місцевих податків — для мешканців у юрисдикціях із податком на доходи, тут показано, скільки саме було утримано податків штату і місцевих податків із вашої зарплати.

Додаткові відрахування та пільги — інформація про передподаткові відрахування, такі як внески до 401(k), страхові внески, а також інші пільги, адміністровані через зменшення зарплати.

Точність вашої форми W-2 є фундаментальною. Коли IRS порівнює вашу податкову декларацію із даними, поданими роботодавцем у W-2, будь-які суттєві розбіжності спричиняють розслідування.

Якщо ви не отримали свою W-2: кроки дій

Якщо форма W-2 не надійшла до кінця лютого, існує кілька способів вирішення ситуації.

Зверніться до колишнього роботодавця — безпосередньо зв’яжіться з відділом HR або бухгалтерії. Перевірте свою актуальну поштову адресу або електронну пошту, оскільки форми, надіслані за застарілими контактами, часто губляться. Попросіть визначити конкретний термін доставки.

Перевірте електронні портали — багато сучасних роботодавців тепер розміщують W-2 у захищених паролем платформах. Увійдіть і одразу завантажте свою форму, якщо така опція доступна.

Зверніться до IRS — якщо повторний контакт із роботодавцем не дає результату, зателефонуйте до IRS за номером 1-800-829-1040. Готуйтеся повідомити свої особисті дані, контактну інформацію попереднього роботодавця, дати працевлаштування та приблизні суми доходів на основі останнього платіжного відомості. IRS потім буде тиснути на вашого колишнього роботодавця для виконання вимог.

Розгляньте подання заявки на продовження або альтернативи — якщо до 15 квітня ви не отримали W-2, у вас є два варіанти. По-перше, подайте форму 4868, щоб попросити шести місяців на подання — хоча це лише продовжує термін подання, а не зобов’язання сплатити. По-друге, заповніть форму 4852, яка дозволяє вам приблизно оцінити свої доходи та утримання і подати декларацію з цими даними.

Що трапляється, коли роботодавці порушують правила

Підприємства, які не вчасно надають форми W-2 або ігнорують цю вимогу, стикаються з суттєвими штрафами IRS. Структура штрафів залежить від того, наскільки запізно подають:

• До 30 днів після терміну: $60 за форму
• Від 31 днів до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або взагалі не подано: $310 за форму
• Навмисне порушення або шахрайство: $630 за форму

Математика швидко стає болісною. Уявіть компанію з 10 працівниками, яка не надсилає W-2 до вересня. Кожна форма має штраф $310 , і оскільки IRS отримує один примірник, а кожен працівник — ще один, це фактично $620 штрафів за кожного працівника. Для 10 співробітників загальний штраф досягає $6,200 без урахування відсотків. IRS додає до цих штрафів відсотки, швидко збільшуючи фінансовий збиток для недобросовісних підприємств.

Ця система штрафів створює сильний стимул для роботодавців дотримуватися терміну 31 січня.

Забезпечення точності та захист ваших інтересів

Ваша відповідальність як працівника — переконатися, що ваша форма W-2 точно відображає ваші реальні заробітки та утримання. Перевірте форму проти останнього платіжного відомості від цього роботодавця. Якщо виявите розбіжності, негайно зверніться до роботодавця з проханням виправити їх.

При поданні податкової декларації IRS автоматично виявляє невідповідності між вашим задекларованим доходом і даними роботодавців. Проактивне виправлення запобігає ускладненням у майбутньому. Якщо потрібно підтвердження, що ваша форма W-2 була правильно задекларована, ви можете створити обліковий запис на сайті IRS і запросити Відомість про заробітки та доходи, хоча обробка може зайняти від шести до восьми тижнів.

Розуміння обов’язків роботодавців щодо звітування W-2 дає вам змогу відповідно реагувати у разі затримок із документацією і захищає цілісність вашого податкового запису.