Lima Kesalahan Utama yang Harus Dihindari selama Transformasi Cloud oleh Manajer Aset dan Kekayaan

Abstrak

Sejak munculnya infrastruktur cloud, semakin banyak organisasi yang mengikuti tren adopsi cloud untuk lanskap aplikasi TI mereka guna mencapai efisiensi biaya, skalabilitas, dan fleksibilitas. Organisasi pengelolaan aset dan kekayaan sedang mempertimbangkan migrasi fungsi non-pendapatan seperti middle office dan operasi ke platform cloud yang lebih fleksibel. Namun, memanfaatkan cloud bukanlah usaha yang mudah. Jika tidak dikelola dengan baik, prosesnya bisa memakan waktu lebih lama dan manfaatnya sulit direalisasikan, atau dalam beberapa kasus, bisa berujung pada kegagalan total.

Apa saja penyebab kegagalan tersebut? Risiko apa yang terkait dengan adopsi cloud yang perlu dipertimbangkan? Di sini, kita akan membahas 5 jebakan/risiko utama dan cara terbaik untuk menghindarinya.

1. Tidak memantau biaya infrastruktur cloud.

Sebagian besar perusahaan pengelolaan aset dan kekayaan kini mengadopsi platform cloud secara strategis melalui SaaS (perangkat lunak sebagai layanan), PaaS (platform sebagai layanan), atau IaaS (infrastruktur sebagai layanan). Apapun model adopsi cloud yang dipilih, ada risiko inheren biaya migrasi yang tidak terkendali, sehingga membuat seluruh solusi adopsi cloud menjadi tidak layak.

Migrasi cloud adalah tugas yang kompleks, bertentangan dengan gambaran sederhana yang mungkin pernah ada, dan mengelola biayanya adalah aspek penting dari perjalanan migrasi cloud.

Berdasarkan pengalaman luas kami dalam mengelola migrasi cloud, kami mengidentifikasi beberapa pertimbangan utama untuk menetapkan tata kelola biaya yang baik.

Kembangkan Rencana Pengelolaan Biaya: Sejak awal program migrasi, buatlah rencana yang jelas untuk pengelolaan biaya. Rencana ini harus mencakup bagaimana biaya akan dihitung, dilacak, dipantau, dan dikendalikan di setiap tahap migrasi.

Tetapkan mekanisme alokasi biaya: Definisikan pemangku kepentingan bisnis yang terpengaruh oleh migrasi, pastikan mereka menyetujui program tersebut, dan alokasikan biaya yang sesuai ke unit bisnis terkait. Ini akan memastikan bisnis juga bertanggung jawab atas biaya yang mereka keluarkan.

Tetapkan anggaran dan batasan: Tentukan anggaran yang jelas untuk migrasi cloud, yang harus dipecah berdasarkan lingkungan seperti Dev, Test, dan Produksi. Ini akan memastikan biaya tidak membengkak, terutama selama tahap pengembangan ketika mungkin tergoda untuk menambah instance baru sesuai kebutuhan.

Implementasikan strategi optimisasi biaya: Terapkan strategi penghematan biaya seperti right sizing, provisioning instance yang tepat, dan identifikasi periode tanpa beban kerja tinggi untuk downtime instance.

Pantau dan analisis biaya: Secara rutin pantau dan analisis biaya penggunaan cloud.

Pastikan pengendalian terhadap provisioning: Bentuk tim provisioning infrastruktur cloud yang bertanggung jawab untuk menyediakan infrastruktur berdasarkan kebutuhan yang divalidasi oleh pemangku kepentingan yang tepat. Ini akan memastikan adanya tata kelola yang memadai.

2. Meremehkan dampak perubahan pada sistem upstream dan downstream

Transformasi aplikasi legacy yang saling terkait erat memiliki dampak signifikan pada aplikasi upstream dan downstream. Antarmuka eksternal ke penyedia data pasar, kustodian, dan lain-lain mungkin perlu diubah agar kompatibel dengan cloud. Beberapa dampak yang mungkin muncul meliputi:

Sumber data: Struktur aplikasi baru mungkin mengharuskan perubahan format data. Pertimbangkan perjanjian lisensi dengan penyedia data pasar dan pemetaan data antara platform baru dan aplikasi yang terhubung.

Integrasi: Teknologi terbaru yang digunakan dalam aplikasi yang diintegrasikan mungkin memerlukan perubahan pada antarmuka, seperti API, format pesan. Perlu dipertimbangkan bahwa aplikasi yang terintegrasi berjalan di infrastruktur on-premise sementara aplikasi baru di-host di cloud. Implikasi performa dari integrasi dengan aplikasi on-premise harus diperhatikan.

Proses bisnis: Perubahan dalam cara data diproses dan workflow dikelola di aplikasi baru pasti berdampak pada proses bisnis saat ini. Mudah terlewatkan bahwa proses baru mungkin tidak efisien atau tidak diterima pengguna bisnis.

3. Menganggap adopsi cloud dapat dilakukan dengan sumber daya yang ada tanpa keterampilan yang tepat

Meskipun adopsi layanan cloud membantu mengurangi beban pengelolaan infrastruktur dan memudahkan deployment serta pengoperasian aplikasi, ini bukanlah tugas yang paling mudah, terutama jika sumber daya yang ada tidak memiliki keterampilan yang diperlukan.

Kurangnya keterampilan cloud di antara staf bisa menjadi salah satu penyebab utama keterlambatan migrasi cloud. Meskipun tim yang ada mungkin memahami proses bisnis dan teknologi yang digunakan untuk pengembangan aplikasi serta hosting di on-premise, mereka mungkin tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk mengimplementasikan hal yang sama di cloud. Mereka perlu dilatih tentang alat, teknik, dan proses baru yang digunakan dalam pengaturan cloud.

Meskipun dapat diperdebatkan bahwa membawa tenaga eksternal dengan keterampilan yang diperlukan akan menyelesaikan masalah, ini bukan solusi ajaib. Sumber daya yang ada tetap diperlukan untuk menggunakan alat dan proses baru setelah migrasi. Disarankan menggunakan pendekatan hybrid, yaitu tim dari sumber daya internal yang sudah dilatih dan tenaga eksternal yang terampil untuk keberhasilan migrasi.

Meningkatkan keterampilan cloud dalam tim yang ada adalah langkah terpenting dalam merencanakan transformasi dan tidak boleh diabaikan.

4. Kurangnya organisasi dan tata kelola yang tepat dalam pengelolaan program

Transformasi cloud adalah usaha besar dan memiliki tingkat tata kelola yang tepat sangat penting dalam perjalanan adopsi cloud organisasi. Kebijakan, prosedur, dan kontrol yang jelas sangat krusial untuk keberhasilan program ini. Banyak transformasi gagal karena visi bisnis dan kepemilikan tidak cukup kuat. Seringkali dianggap sebagai transformasi teknologi semata, sehingga tata kelola, pengendalian biaya, dan pengukuran nilai bisnis tidak diterapkan secara jelas.

Mengelola program dengan kerangka kerja tata kelola dan pengiriman yang tepat, seperti model iteratif SAFe, memastikan keberhasilan dan keberlanjutan adopsi cloud. Berikut beberapa alasan mengapa hal ini penting:

Konsistensi dan standarisasi: Kebijakan dan prosedur tata kelola memastikan proses yang konsisten, standar, terukur, dan dapat dikelola. Ini membantu menghindari pendekatan ad-hoc yang dapat mengorbankan kepatuhan, keamanan, dan performa.

Manajemen risiko: Mengadopsi teknologi baru membawa risiko. Mengelola risiko secara tepat sangat penting untuk keberhasilan program. Mendefinisikan kerangka kerja manajemen risiko yang sesuai membantu mengurangi risiko dan memudahkan pengambilan keputusan.

Optimisasi biaya: Tanpa tata kelola yang baik, biaya transformasi cloud bisa membengkak dan membuat strategi adopsi menjadi tidak layak. Oleh karena itu, memantau biaya secara ketat dan mencari cara mengoptimalkannya sangat penting. Ini hanya bisa dicapai melalui tata kelola biaya yang tepat.

Kelincahan dan inovasi: Mengadopsi teknologi baru membutuhkan pendekatan fail-fast. Dengan tata kelola yang tepat, organisasi dapat menjadi lebih lincah dan inovatif dalam penggunaan teknologi.

5. Pengujian sebagai afterthought - Tidak mendefinisikan strategi dan rencana pengujian sejak awal program transformasi

Jika ingin menghindari kegagalan migrasi cloud, salah satu hal penting yang harus dilakukan adalah menjadikan pengujian bagian integral dari strategi. Banyak organisasi mengabaikan aspek penting ini dan menganggapnya sebagai hal yang dilakukan belakangan, yaitu saat migrasi hampir selesai. Ini adalah jebakan utama yang harus dihindari.

Pengujian harus dipertimbangkan di setiap tahap perjalanan migrasi, memungkinkan deteksi dini terhadap masalah dan pengambilan tindakan korektif dengan biaya dan usaha minimal. Mulailah dengan mendefinisikan strategi pengujian saat menyusun strategi transformasi cloud secara keseluruhan. Ini harus mencakup tahapan perjalanan, jenis pengujian yang dilakukan, aplikasi yang akan diuji, dan pertimbangan pengujian selama setup cloud.

Setelah strategi pengujian disusun, pastikan rencana pengujian mencakup data yang dibutuhkan, workflow/proses bisnis yang akan diuji, peta jalan pengujian secara garis besar, dan pendekatan pengujian.

Pengujian harus berfungsi sebagai mekanisme penilaian risiko adopsi cloud, membantu mengidentifikasi potensi jebakan di area utama seperti kualitas data, keamanan, dan kompatibilitas. Pastikan kerangka pengujian dibangun untuk sistem cloud dan non-cloud.

Ringkasan

Keuntungan beralih ke cloud sangat besar, namun ini adalah usaha yang kompleks dan tidak boleh dianggap remeh. Seperti yang telah Anda lihat dalam artikel ini, ada banyak jebakan potensial di jalan. Namun, dengan perencanaan dan pengelolaan risiko yang tepat, Anda dapat menghindari jebakan tersebut dan mencapai keberhasilan.

Menguatkan tim internal Anda dengan sumber daya eksternal yang memiliki keterampilan yang tepat adalah faktor kunci keberhasilan. Ditambah dengan tata kelola program yang baik dan pengujian dari orang-orang yang berpengalaman, peluang Anda untuk mendapatkan manfaat maksimal dari adopsi cloud akan semakin besar.