Batas Waktu Pengusaha untuk Mengirim Form W-2: Garis Waktu, Persyaratan & Konsekuensi

Memahami Kapan Bisnis Wajib Mengeluarkan Form W-2

Jika Anda telah meninggalkan pekerjaan, Anda mungkin bertanya-tanya kapan pekerjaan mengirimkan formulir W-2 kepada karyawan yang meninggalkan. Jawabannya sederhana: pemberi kerja secara hukum wajib mengirimkan pernyataan W-2 kepada semua pekerja—baik yang masih bekerja maupun yang sudah berhenti—pada tanggal 31 Januari tahun kalender berikutnya. Batas waktu ini bersifat tetap dan jarang diperpanjang kecuali bertepatan dengan akhir pekan atau hari libur nasional, dalam hal ini batas waktu bergeser ke hari kerja berikutnya. Untuk tahun pajak 2024, berarti semua formulir W-2 harus distempel pos atau dikirim secara digital paling lambat 31 Januari 2025.

IRS menetapkan jadwal ini agar pekerja memiliki cukup waktu untuk mengumpulkan dokumen pajak mereka dan mengajukan pengembalian sebelum tenggat waktu 15 April. Pemberi kerja yang mengabaikan persyaratan ini akan menghadapi konsekuensi keuangan yang semakin besar.

Mengurai Formulir W-2: Informasi Apa yang Terkandung

Sebelum membahas kapan pekerjaan mengirimkan dokumen W-2, ada baiknya memahami apa sebenarnya yang disampaikan oleh formulir ini. Formulir W-2, secara resmi disebut Pernyataan Upah dan Pajak, berfungsi sebagai dokumen utama yang digunakan pemberi kerja untuk melaporkan data kompensasi kepada karyawan dan IRS.

Dokumen pajak penting ini mencakup beberapa kategori informasi utama:

Rincian Kompensasi — Total penghasilan Anda, termasuk gaji, tips, dan kompensasi lain yang diterima selama tahun pajak. Bagian ini menjadi dasar pelaporan penghasilan Anda.

Informasi Pemotongan Pajak Federal — Jumlah pajak penghasilan federal yang dipotong pemberi kerja dari gaji berdasarkan pilihan W-4 Anda. Angka ini penting untuk menentukan apakah Anda akan menerima pengembalian pajak atau harus membayar pajak tambahan.

Kontribusi Jaminan Sosial dan Medicare — Dokumentasi pajak penggajian yang disumbangkan ke kedua program ini, yang secara langsung mempengaruhi kelayakan dan perhitungan manfaat Jaminan Sosial dan Medicare di masa depan.

Pemotongan Pajak Negara dan Lokal — Bagi penduduk di yurisdiksi dengan pajak penghasilan, ini menunjukkan secara tepat berapa banyak pajak negara dan lokal yang dipotong dari penghasilan Anda.

Potongan dan Manfaat Tambahan — Informasi tentang potongan sebelum pajak seperti kontribusi 401(k), premi asuransi kesehatan, dan manfaat karyawan lain yang dikelola melalui pengurangan gaji.

Keakuratan W-2 Anda sangat penting. Ketika IRS membandingkan pengembalian pajak Anda dengan data W-2 yang diserahkan pemberi kerja, setiap ketidaksesuaian signifikan akan memicu penyelidikan.

Jika Anda Belum Menerima W-2 Anda: Langkah-Langkah Tindakan

Dalam situasi di mana W-2 tidak tiba menjelang akhir Februari, beberapa solusi tersedia.

Hubungi Pemberi Kerja Lama Anda — Hubungi langsung departemen HR atau penggajian. Pastikan alamat surat atau email Anda saat ini, karena formulir yang dikirim ke informasi kontak yang sudah tidak berlaku biasanya hilang. Minta waktu pengiriman yang spesifik.

Periksa Portal Elektronik — Banyak pemberi kerja modern kini menyediakan dokumen W-2 melalui platform aman yang dilindungi kata sandi. Masuk dan unduh formulir Anda segera jika opsi ini tersedia.

Laporkan ke IRS — Jika kontak berulang dengan pemberi kerja tidak membuahkan hasil, hubungi IRS di 1-800-829-1040. Siapkan data pribadi Anda, informasi kontak pemberi kerja sebelumnya, tanggal kerja, dan perkiraan penghasilan berdasarkan slip gaji terakhir. IRS kemudian akan mendesak pemberi kerja lama Anda untuk mematuhi.

Pertimbangkan Pengajuan Perpanjangan atau Alternatif — Jika tenggat waktu 15 April mendekat tanpa W-2 Anda, ada dua jalur. Pertama, kirim Formulir 4868 untuk meminta perpanjangan pengajuan selama enam bulan—meskipun ini hanya memperpanjang waktu pengajuan, bukan kewajiban pembayaran. Alternatifnya, isi Formulir 4852, yang memungkinkan Anda memperkirakan penghasilan dan pemotongan seakurat mungkin, lalu kirimkan dengan angka tersebut.

Apa yang Terjadi Ketika Pemberi Kerja Melanggar Aturan

Bisnis yang gagal mengirimkan formulir W-2 tepat waktu atau melewatkan kewajiban ini sama sekali menghadapi denda besar dari IRS. Struktur denda bervariasi tergantung seberapa lambat pengajuan dilakukan:

• Hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
• 31 hari sampai 1 Agustus: $120 per formulir
• Setelah 1 Agustus atau tidak pernah diajukan: $310 per formulir
• Kelalaian sengaja atau penipuan: $630 per formulir

Perhitungannya menjadi sangat menyakitkan dengan cepat. Bayangkan sebuah perusahaan dengan 10 karyawan yang tidak mengirim W-2 sampai September. Setiap formulir dikenai denda $310 , dan karena IRS menerima satu salinan dan setiap karyawan menerima salinan lain, itu secara efektif $620 dalam denda per pekerja. Untuk 10 karyawan, total eksposur mencapai $6.200 sebelum bunga dihitung. IRS menambahkan bunga dan denda ini, dengan cepat meningkatkan kerugian finansial bagi bisnis yang tidak mematuhi.

Kerangka denda ini menciptakan insentif kuat bagi pemberi kerja untuk memenuhi tenggat waktu 31 Januari secara konsisten.

Menjamin Akurasi dan Melindungi Diri Anda

Tanggung jawab Anda sebagai karyawan termasuk memverifikasi bahwa W-2 Anda secara akurat mencerminkan penghasilan dan pemotongan Anda. Bandingkan formulir tersebut dengan slip gaji terakhir dari pemberi kerja tersebut. Jika muncul ketidaksesuaian, segera hubungi pemberi kerja untuk meminta koreksi.

Saat mengajukan pengembalian pajak, IRS secara otomatis akan mendeteksi ketidaksesuaian antara penghasilan yang Anda laporkan dan data yang diserahkan pemberi kerja. Koreksi proaktif mencegah komplikasi di kemudian hari. Jika Anda perlu verifikasi bahwa W-2 Anda dilaporkan dengan benar, Anda dapat membuat akun online IRS dan meminta Transkrip Upah dan Penghasilan, meskipun prosesnya mungkin memakan waktu enam sampai delapan minggu.

Memahami kewajiban pemberi kerja terkait pelaporan W-2 memberdayakan Anda untuk menindaklanjuti secara tepat jika terjadi penundaan dokumen dan melindungi integritas catatan pajak Anda.