Сроки отправки форм W-2 работодателями: график, требования и последствия

Понимание сроков выдачи форм W-2 для предприятий

Если вы уволились с работы, вас, вероятно, интересует вопрос когда работодатели отправляют формы W-2 уходящим сотрудникам. Ответ прост: работодатели обязаны по закону передать все формы W-2 — как текущим, так и бывшим работникам — не позднее 31 января следующего за отчетным годом. Этот срок является жестким и редко продлевается, за исключением случаев, когда он приходится на выходной или федеральный праздник, тогда он переносится на следующий рабочий день. Для налогового года 2024 все формы W-2 должны быть отправлены по почте или доставлены в электронном виде не позднее 31 января 2025 года.

Налоговая служба США (IRS) установила этот срок, чтобы дать работникам достаточно времени для сбора налоговых документов и подачи деклараций до дедлайна 15 апреля. Игнорирование этого требования влечет за собой все более серьезные финансовые последствия.

Разбор формы W-2: какая информация в ней содержится

Прежде чем рассматривать когда работодатели отправляют W-2, полезно понять, что именно эта форма сообщает. Форма W-2, официально называемая «Заявление о заработной плате и налогах», является основным документом, который работодатели используют для отчета о компенсациях как сотрудникам, так и налоговой службе.

Этот важный налоговый документ содержит несколько ключевых категорий информации:

Детали компенсации — ваши общие доходы, включая заработную плату, чаевые и прочие выплаты за налоговый год. Этот раздел служит основой для учета вашего дохода.

Информация о федеральных налогах — сумма федерального подоходного налога, удержанного работодателем из ваших выплат на основе ваших выборов в форме W-4. Эта цифра важна для определения, получите ли вы возврат или придется доплачивать налоги.

Взносы в социальное обеспечение и Medicare — сведения о налогах на заработную плату, уплаченных в обе программы, что напрямую влияет на ваше будущее право на социальное обеспечение и Medicare, а также на расчет пособий.

Удержания по штатным и местным налогам — для жителей юрисдикций с налогом на доход показывается точная сумма удержанных налогов штата и местных налогов.

Дополнительные вычеты и льготы — информация о предналоговых вычетах, таких как взносы в 401(k), страховые взносы и другие льготы, предоставляемые через сокращение зарплаты.

Точность вашей формы W-2 крайне важна. Когда IRS сверяет вашу налоговую декларацию с данными, предоставленными работодателем, любые существенные расхождения могут привести к проверке.

Если вы не получили свою W-2: шаги по действиям

Если форма W-2 не поступила к концу февраля, есть несколько способов решить проблему.

Обратитесь к своему бывшему работодателю — свяжитесь напрямую с отделом кадров или бухгалтерией. Подтвердите свой текущий почтовый адрес или электронную почту, так как формы, отправленные по устаревшим контактным данным, часто теряются. Запросите конкретные сроки доставки.

Проверьте электронные порталы — многие современные работодатели размещают формы W-2 на защищенных паролем платформах. Войдите в систему и скачайте форму сразу, если такая возможность есть.

Обратитесь в IRS — если повторные попытки связаться с работодателем не увенчались успехом, позвоните в IRS по номеру 1-800-829-1040. Будьте готовы предоставить свои личные данные, контактную информацию предыдущего работодателя, даты работы и предполагаемый доход, основанный на вашем последнем платежном ведомости. IRS будет оказывать давление на вашего бывшего работодателя для выполнения требований.

Рассмотрите возможность подачи заявления на продление срока или альтернативные варианты — если к 15 апреля форма W-2 не получена, у вас есть два варианта. Во-первых, подайте форму 4868, чтобы запросить продление подачи на шесть месяцев — однако это продлевает только срок подачи декларации, а не срок уплаты налогов. Во-вторых, заполните форму 4852, которая позволяет вам примерно оценить доходы и удержания, и подайте декларацию с этими данными.

Что происходит, если работодатели нарушают правила

Компании, не предоставляющие формы W-2 вовремя или полностью игнорирующие этот обязательный документ, сталкиваются с серьезными штрафами IRS. Структура штрафов зависит от того, насколько поздно подана форма:

• До 30 дней после срока: $60 за каждую форму
• От 31 дня до 1 августа: $120 за каждую форму
• После 1 августа или если форма не подана вообще: $310 за каждую форму
• Умышленное нарушение или мошенничество: $630 за каждую форму

Расчеты быстро становятся болезненными. Представьте компанию с 10 сотрудниками, которая не отправляет W-2 до сентября. За каждую форму штраф составляет $310 , а поскольку IRS получает одну копию, а каждый сотрудник — другую, это фактически $620 штрафов за каждого работника. Для 10 сотрудников общие штрафы достигают $6,200 без учета процентов. IRS начисляет к этим штрафам проценты, что быстро увеличивает финансовое бремя для несоблюдающих требования компаний.

Эта система штрафов создает сильные стимулы для работодателей соблюдать срок 31 января.

Обеспечение точности и защита ваших интересов

Ваша обязанность как сотрудника — убедиться, что ваша форма W-2 точно отражает ваши реальные доходы и удержания. Сверьте ее с вашим последним платежным ведомостью. Если обнаружите расхождения, немедленно свяжитесь с работодателем и потребуйте исправлений.

При подаче налоговой декларации IRS автоматически выявляет несоответствия между заявленным доходом и данными работодателей. Проактивное исправление помогает избежать проблем в будущем. Если вам нужно подтверждение, что ваша форма W-2 была правильно учтена, вы можете создать онлайн-аккаунт IRS и запросить Транскрипт заработка и доходов, хотя обработка может занять шесть-восемь недель.

Понимание обязательств работодателей по отчетности W-2 помогает вам своевременно реагировать на задержки документов и защищает целостность вашего налогового учета.