Compreender o seu cronograma W-2: Quando o seu empregador deve enviá-lo e o que acontece se não o fizer

2026-01-04 16:21:40

A época de declaração de impostos pode parecer avassaladora, especialmente quando está à espera de documentos essenciais do seu empregador anterior. Se saiu de um emprego durante o ano, compreender quando o seu antigo empregador deve enviar o seu W-2 e quais penalizações se aplicam por incumprimento é crucial para apresentar a declaração atempadamente.

O Formulário W-2: A sua base para os impostos

O Formulário W-2, oficialmente conhecido como Declaração de Salários e Impostos, é a espinha dorsal da sua declaração de impostos. O seu empregador utiliza este documento para reportar os seus rendimentos e retenções de impostos tanto para si como para o IRS. O formulário capta várias informações críticas:

Detalhes de remuneração refletem o seu salário total, salários, gorjetas e outros rendimentos ao longo do ano. As suas informações de retenção de impostos mostram quanto de imposto de renda federal foi retido dos seus salários com base nas suas opções no W-4. O formulário também documenta as suas contribuições para a folha de pagamento para a Segurança Social e Medicare, garantindo o crédito adequado para os seus benefícios futuros. Se trabalhou num estado ou localidade com impostos sobre o rendimento, essas retenções também aparecem aqui. Além disso, o W-2 inclui registos de contribuições para a reforma e prémios de seguro de saúde pagos através de deduções antes dos impostos.

A precisão destas informações impacta diretamente a sua declaração de impostos. Qualquer discrepância entre os seus rendimentos reportados e os dados do W-2 acionará uma investigação do IRS.

Quando é que o seu empregador envia o seu W-2? O prazo crítico

O IRS exige um prazo claro: os empregadores devem enviar os formulários W-2 aos empregados até 31 de janeiro do ano seguinte. Se 31 de janeiro cair num fim de semana ou feriado, o prazo é adiado para o próximo dia útil. Este cronograma aplica-se a todos os empregadores em todo o país, garantindo que os trabalhadores tenham tempo suficiente para preparar e apresentar as suas declarações antes do prazo de 15 de abril.

Para o ano fiscal de 2023, todos os W-2s devem ter sido enviados por correio ou transmitidos eletronicamente até 31 de janeiro de 2024. Este prazo de 31 de janeiro é inegociável, e os empregadores que o perderem enfrentam consequências significativas.

E se ainda não recebeu o seu W-2?

Se o prazo passou e o seu W-2 ainda não chegou, tome medidas imediatamente.

Contacte diretamente o departamento de folha de pagamento ou RH do seu antigo empregador. Solicite o formulário e confirme o seu endereço ou email atual. Se mudou de residência desde que saiu do emprego, o seu W-2 pode ter sido enviado para um endereço desatualizado. Peça uma estimativa da data de entrega.

Verifique as opções de entrega eletrónica. Muitos empregadores agora oferecem portais online seguros onde os empregados podem descarregar os seus W-2s. Se o seu antigo empregador disponibiliza este serviço, faça login e obtenha o seu formulário diretamente.

Contacte o IRS se o empregador não responder. Ligue para 1-800-829-1040 com os seus dados pessoais, informações do empregador, datas de emprego e uma estimativa dos seus rendimentos e retenções a partir do seu último recibo de pagamento. O IRS irá fazer o acompanhamento junto do seu antigo empregador em seu nome.

Declare sem esperar se o prazo de 15 de abril estiver próximo. Tem duas opções: solicitar uma extensão de seis meses usando o Formulário 4868 ( que estende o prazo de apresentação, mas não o de pagamento—estime os seus impostos e pague até 15 de abril), ou declare usando o Formulário 4852, um substituto do W-2 que permite estimar os seus rendimentos e retenções. Esteja ciente de que discrepâncias significativas entre as suas estimativas e o W-2 real podem exigir a apresentação de uma declaração retificadora posteriormente. Trabalhar com um profissional de impostos pode ajudar a navegar nesta situação com precisão.

Penalizações para empregadores: O custo do não cumprimento

Os empregadores que não enviam os formulários W-2 atempadamente—ou de todo—enfrentam penalizações financeiras substanciais, sem limite máximo. Para 2024, a estrutura de penalizações é:

Até 30 dias de atraso: $60 por formulário
De 31 dias até 1 de agosto: $120 por formulário
Após 1 de agosto ou não apresentado: $310 por formulário
Desrespeito intencional: $630 por formulário

Estas penalizações aplicam-se por formulário enviado ao IRS e por cópia fornecida ao empregado. Uma empresa com 10 empregados a enviar em setembro enfrentaria $6.200 em penalizações ($310 × 2 cópias × 10 empregados), além de juros que aumentam significativamente o custo total.

A severidade destas penalizações incentiva os empregadores a cumprir o prazo de 31 de janeiro. Combinadas com as avaliações de juros do IRS, o peso financeiro para empresas que não cumprem pode escalar rapidamente, tornando a distribuição atempada do W-2 uma prioridade empresarial e não uma tarefa secundária.

Compreender estes prazos e requisitos protege tanto o seu processo de declaração de impostos como garante que o seu empregador cumpra as suas obrigações legais.

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